Автоматизація управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах (Automated life cycle management of electronic documents in modern archive systems)

Охріменко, Г. (H. Okhrimenko) and Федорук, О. (O. Fedoruk) (2023) Автоматизація управління життєвим циклом електронних документів у сучасних архівних системах (Automated life cycle management of electronic documents in modern archive systems). Архіви України, 4 (№ 337). pp. 58-70.

PDF - Published Version
Download (471kB)

Анотація

Автоматизація управління життєвим циклом електронних до- кументів відіграє важливу роль у забезпеченні якісної та узгодженої роботи архівних установ і безпеки збереженості документів, оскільки сьогоднішній вектор управлінського аспекту архівних установ спрямований на запровадження інноваційних методів управління документів і збереження даних. Основні етапи управління життєвим циклом електронних документів забезпечуються: створенням або розробленням нових документів, редагуванням, модифікацією документів, спільним використанням документа виконавцями, упорядкуванням, збереженням і знищенням документів. Мета роботи – узагальнене вивчення сучасних архівних систем із вдосконалення процесів автоматизованого управління життєвим циклом електронних документів; визначення заходів та інструментів для забезпечення ефективної взаємодії у сучасних архівних системах. Методика дослідження охоплює загальнонаукові методи (аналізу, синтезу, узагальнення). Також застосований аналітичний підхід у процесі вивчення сучасних архівних систем для виявлення проблем в автоматизації управління життєвим циклом електронних документів. Крім того, був використаний системний підхід, а саме при розгляді проблеми управління електронними документами в контексті архівних систем як складової загальної системи збереження та оброблення документів. Наукова новизна статті полягає в аналізі та узагальнені використання сучасних інноваційних технологій для ефективної автоматизації управління сучасних архівних систем. Розглянуто сучасні виклики та можливості щодо їх застосування в сучасних архівних установах із пропозиціями нових стратегій для їх вирішення. Висновки. Викладені положення свідчать про важливість упровадження автоматизованих систем управління для оптимізації архівних процесів і забезпечення високої ефективності життєвого циклу електронних документів у сучасному інформаційному середовищі.
(Automating the life cycle management of electronic documents plays an important role in ensuring the high-quality and coordinated work of archival institutions and the safety of document preservation. Since today’s vector of the management aspect of archival institutions is aimed at introducing innovative methods of document management and data preservation. The main stages of managing the life cycle of electronic documents are provided by: creation or development of new documents; editing documents; modiﬁ cation of documents; joint use of the document by performers; arrangement of documents; saving documents and destruction of documents. The purpose of the work is a generalized study of modern archival systems with the provision of improving the processes of automated management of the life cycle of electronic documents. Determination of eﬀ ective measures and tools to ensure eﬀ ective interaction in modern archival systems. The research methodology covers general scientiﬁ c methods (analysis, synthesis, generalization), an analytical approach was also applied in the process of studying and analyzing modern archival systems to identify problems in automating the management of the life cycle of electronic documents. In addition, a systemic approach was applied, namely in considering the problem of managing electronic documents in the context of archival systems as a component of the general system of document preservation and processing. The scientiﬁ c novelty of the article consists in the analysis and generalized use of modern innovative technologies for the eﬀ ective automation of management of modern archival systems, modern challenges and opportunities regarding their application in modern archival organizations were also considered, with proposals for new strategies for their solution. Conclusions. The stated provisions indicate the importance of implementing automated management systems to optimize archival processes and ensure high eﬃ ciency of the life cycle of electronic documents in the modern information environment.)

Тип файлу:	Стаття
Ключові слова:	електронний документ; архівна система; життєвий цикл; автоматизована програма; архів (electronic document; archive system; life cycle; automated program; archives)
Теми:	За напрямами > Керування підприємствами. Менеджмент > Діловодство. Документознавство
Підрозділи:	Навчально-науковий інститут міжнародних відносин та національної безпеки > Кафедра інформаційно-документних комунікацій
Розмістив/ла:	заввідділу Наталя Денисенко
Дата розміщення:	05 Лис 2025 13:45
Остання зміна:	05 Лис 2025 13:45
URI:	https://eprints.oa.edu.ua/id/eprint/10218

Actions (login required)

Переглянути елемент